ペーパーレス医師会を目指して

              2006年6月27日八戸市医師会情報システム委員会 本田忠

 八戸市医師会のIT化の現状についてお話しようと思います。八戸市医師会では2006年4月に土井会長が退任され、村上寿冶会長のもとで新執行部が誕生しました。
 当医師会のIT化は検査センターからのデータ配信を基盤として発展してきました。現在はホームページはもとより、理事会以下27個のメーリングリスト(以下ML)が動いております。内訳としては会員向けのMLが3種。その他各種委員会や研究会などです。医師会ゴルフもあります。各々それなりに動いております。参考資料に全MLを挙げておきました。


 2006年4月に、医師会内の会議室に、新たに無線ランとノートパソコンを20台配置しました。これは医師会内で開催される、理事会はじめ全委員会のペーパーレス化を目指すためです。
  理事会はじめ、各委員会ごとにPC立ち上げ時にパスワード設定をします。たとえば理事会では、会長、副会長を含む理事17名全員と監事2名、事務1名の前にPCをおきます。各々専用のpcとして、各自のパスワードで立ち上げます。各種資料は、理事会MLに流れた報告を元に、あらかじめ、事務が理事専用フォルダに登録します。実際の会議はそのPDFファイル等を元に進行します。
 理事会MLや各担当委員会のML、ネット上にある通達などの各種資料も、ネットにつながっておりますので、自由に回覧出来ます。また各PC専用メールアドレスも設定しておりますから、外部から資料をメールで流すことも可能です。
 この方式を参加各位の御理解とご協力をえながら、徐々に全委員会に広げていきたいと思います。

問題1)PCは全員に配布する意味があるのか
 狭い会議室であり、PCは一台で、液晶プロジェクターで映せば十分でないかという意見もあったわけですが、資料は細かい活字が多く、液晶プロジェクタでは読めません。また会議室が狭く20数名が参加すれば、液晶プロジェクタで画面に映すスペースもありません。原則液晶プロジェクタは使わない方向で行うこととしております。

問題2)資料のデジタル化はできるところから行う
 会議にて、供覧される各資料は必ずしもデジタル化されていません。特に外部審議会などの資料は大部です。OCR化する必要があり事務の協力が必須です。事務作業軽減のためには極力一次情報ソースからデジタル化のまま提供いただく事が基本です。いずれにしろ事務作業量を考えながら、徐々に各種資料は蓄積していく形が必要です。またHPにあげた資料の検索システムも完備する必要があります。

問題3)PCのトレーニング:PC講習会の実施
 幸い当医師会は会長以下、現在の理事の平均年齢は50代で比較的若いわけですが、必ずしも全員、PCに習熟しているわけではありません。以前より会員向のPC講習会はほぼ常設しておりますが、新たに理事対象のPC講習会も情報システム委員会で行いました。

問題4)文書保存期間
 資料は医師会サーバ上に分類され蓄積されます。サーバは5年に1回更新が原則です。メモリは安く事実上無制限ですから、記憶容量に神経質になる必要はありません。ある程度の量になったらCD等に保存しておく程度で、半永久的に保存できると思われます。むしろ保存データ形式をできるだけテキスト形式に近いような、プリミティブな方式で保存していくことが重要と思います。デジタル文書に限らず医師会の文書管理規定も必要と思います。

理事会風景

参考資料
現在の医師会のメーリングリスト一覧
日々追加されています。
1)保険医療委員会理事メーリングリスト
2)医師会メーリングリスト
3)HKNメーリングリスト
4)bunshoメーリングリスト
5)理事会メーリングリスト
6)情報システムメーリングリスト
7)合同配信メーリングリスト
8)合同配信(市も含む)メーリングリスト
9)検査センターメーリングリスト
10)八戸産婦人科医会メーリングリスト
11)婦人科、情報システム合同メーリングリスト
12)医師会ゴルフメーリングリスト
13)学術学習委員会メーリングリスト
14)健診委員会メーリングリスト
15)地域保健メーリングリスト
16)三八地区臨床検査標準委員会メーリングリスト
17)細菌感受性動向調査連絡協議会メーリングリスト
18)南部漢方メーリングリスト
19)八戸胃腸研究会メーリングリスト
20)超音波懇話会メーリングリスト
21)勤務医部会メーリングリスト
22)勤務医部会救急医療部門メーリングリスト
23)勤務医部会生涯教育部門メーリングリスト
24)勤務医部会医療連携部門メーリングリスト
25)勤務医部会慢性期医療部門メーリングリスト
26)八戸圏域連携パス標準化モデル開発・普及検討会ML
27)八戸泌尿器科談話会ML